Définition: Chiffre d'affaires généré par le congrès

Catégorie: Tourisme

Le chiffre d'affaires correspondant aux activités du congrès peut être estimé à partir des dépenses générées par les organisateurs et les participants au titre des autres ventes (achats) de biens et de services, y inclus les taxes spécifiques connexes mais sans la TVA imputée à chaque client. Ce chiffre devrait aussi comprendre tous les coûts facturés aux clients (transport, forfaits, etc.) même s'ils ne figurent pas séparément sur une facture.  

Commentaires:
Les dépenses peuvent être estimées en posant, aux organisateurs et aux participants, deux questions relatives à plusieurs modèles de dépenses. Si la même dépense est imputée par deux agents, seule la dernière doit être retenue.

Dépenses de l'organisateur

Les dépenses de l'organisateur peuvent être classées en cinq groupes:

1. Frais de location du palais des congrès ou du lieu choisi pour le congrès. Ce coût est le prix payé par l'organisation au propriétaire des installations de congrès.

2. Coûts des orateurs. Ce groupe comprend des dépenses concernant les orateurs comme le transport et le logement, entre autres.

3. Coût des services auxiliaires. Dans ce cas, il existe deux possibilités:

a) Services sous-traités, auquel cas le coût correspond au prix fixé dans le contrat de sous-traitance;
b) Services fournis par la propre structure de l'organisateur, auquel cas il convient de connaître les coûts internes des biens et des services fournis. 

Dans le second cas, le processus d'estimation est plus complexe. Il faut prendre la structure comptable des charges et distinguer ce qui correspond à un congrès spécifique. Ce processus analytique est nécessaire pour calculer les coûts d'un congrès; en son défaut, on peut se contenter du volume de biens et de services de l'année comprenant la sous-traitance de services auxiliaires et les salaires versés.

Les coûts des services auxiliaires comprennent les coûts suivants:
 \ Coûts des biens et des services fournis sur le lieu de réunion et non compris dans le coût de la location 
 \ Coûts de promotion et de publicité du congrès 
 \ Services de traduction et d'interprétation
 \ Personnel d'accueil
 \ Services d'accompagnateurs de voyage (guides, chauffeurs, etc.)
 \ Services de relations publiques
 \ Services de stationnement des voitures
 \ Services de sécurité
 \ Services de nettoyage 
 \ Services de restauration
 \ Services de vestiaire
  
4.  Autres coûts de l'organisateur avant le congrès
5.  Autres coûts de l'organisateur après le congrès

Dépenses des participants

Alors que la comptabilité des sociétés ou des organisations permet d'estimer les dépenses de l'organisateur, des enquêtes sur le terrain doivent être menées pour estimer les dépenses des participants. La Section II, variable spécifique 12, précise les variables de base pour estimer les dépenses des participants. Les estimations des dépenses ne concernent souvent que les étrangers qui sont réputés dépenser deux fois plus que les nationaux [Fighiera, 1992]. Néanmoins, il conviendrait d'interroger directement et les nationaux et les étrangers.

Dépenses nationales par opposition aux dépenses étrangères

Après avoir obtenu les données concernant les charges des visiteurs et des organisateurs, il faut estimer la part qui revient à la région ou au pays d'origine et celle qui reste dans le pays du congrès. Pour obtenir une évaluation des dépenses nationales, il faut soustraire les services engagés par les participants dans leur pays d'origine et les services engagés par les organisateurs pour les non-résidents. En conséquence, l'origine et les moyens de transport des participants doivent être pris en compte.

En résumé, les dépenses générées par un congrès dans un pays peuvent être estimées de la façon suivante:

DÉPENSES DU CONGRÈS RÉALISÉES À L'INTÉRIEUR DU PAYS =
Dépenses générées par les organisateurs +
Dépenses générées par les participants -
Dépenses générées par les organisateurs mais non associées à l'activité du congrès -
Contrats payés par les participants non résidents -
Contrats payés par les organisateurs pour les non-résidents